Potwierdzanie za zgodność z oryginałem. Kto może to zrobić?

Nie zawsze można udostępnić urzędowi oryginały dokumentów, na przykład ze względu na ich zagubienie lub dlatego, że zostały wydane tylko w jednym egzemplarzu, koniecznym do normalnego funkcjonowania jego posiadacza. Ratunkiem jest wtedy dostarczenie kopii, poświadczonej za zgodność z oryginałem. Nie wszyscy mogą jednak uwierzytelnić taki dokument. Co więcej, czasem trzeba za to zapłacić.

Sytuacja, w której można zamiast oryginału dostarczyć uwierzytelnioną kserokopię, ma miejsce na przykład w przypadku spraw sądowych. Do akt muszą bowiem zazwyczaj trafić oryginały dokumentów. W zależności od tego, jaki jest przedmiot postępowania, mogą to być umowy, faktury, świadectwa czy dowody tożsamości.

Trudno więc spodziewać się, żeby jedna ze stron złożyła do akt na przykład swój dowód osobisty czy oryginał certyfikatu, uprawniającego do wykonania konkretnego zawodu. Musi go przecież mieć zawsze przy sobie, więc do akt sprawy trafi kserokopia, która została odpowiednio uwierzytelniona przez upoważnioną osobę.

Żeby mieć pewność, że poświadczenie dokumentu zostało dokonane prawidłowo i nie będzie go można zakwestionować, najlepiej skierować się z taką sprawą do notariusza. On ma prawo uwierzytelnić każdy "papier", wystarczy, że zobaczy oryginał. Wykluczone jest bowiem poświadczenie jakiegokolwiek dokumentu bez zapoznania się z nim. Wizyta u notariusza niesie jednak za sobą koszty, które są ustalone w przepisach. Taksa notarialna w takim przypadku nie może wynosić więcej niż 6 złotych od każdej strony dokumentu. Jest to jednak cena maksymalna. Jest zatem szansa, że za taką usługę zapłaci się mniej.

W postępowaniach cywilnych przed sądem prawo do uwierzytelnienia kopii dokumentów mają również od niedawna inne osoby. Za zgodność z oryginałem może je potwierdzić pełnomocnik strony, będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa. Takie uprawnienia daje pełnomocnikom nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego.

Trzeci sposób na to, żeby kserokopie dokumentów były dla sądu wiarygodne, to potwierdzenie ich przez organ administracji. Warunkiem jest jednak, żeby oryginał znajdował się w aktach tego właśnie organu lub podmiotu. Co to znaczy?

Przykład Jeśli chodzi o akt urodzenia lub ślubu, to poświadczyć jego kserokopię może kierownik urzędu stanu cywilnego (lub urzędnik, który został przez kierownika upoważniony do takich czynności - więcej na temat pełnomocnictwa dowiesz się tutaj)
. Analogicznie - kopię dyplomu ukończenia studiów wyższych może poświadczyć rektor uczelni wyższej lub pracownik, działający z jego upoważnienia.

Za zgodność z oryginałem poświadcza też na przykład tłumacz przysięgły.

Przy postępowaniach sądowych, ale tylko w obrębie prawa cywilnego, można też przedkładać niepotwierdzone kopie dokumentów, które mają stanowić dowody w sprawie. Wtedy jednak trzeba liczyć się z tym, że druga strona może je zakwestionować, więc żeby były one brane pod uwagę przez sąd, trzeba zawsze mieć ze sobą oryginały. Sąd może bowiem zażądać okazania ich w każdym momencie, na przykład w trakcie rozprawy.